Версия для слабовидящих Личное дело слушателя — один из тех элементов образовательного документооборота, который кажется простым, пока учебный центр работает с несколькими десятками человек. Заявление, копия диплома, договор, приказ — все складывается в папку, и проблема вроде бы решена.
Но по мере роста центра появляются вопросы. Нужно ли хранить копию паспорта? Обязательно ли письменное заявление о приеме? Что делать с согласием на обработку персональных данных? Нужно ли прикладывать протокол итоговой аттестации? Можно ли вести личные дела только в электронном виде? И главное — существует ли вообще установленный государством единый состав личного дела слушателя ДПО?
В 2026 году универсального федерального перечня документов, который был бы одинаков для каждого учебного центра ДПО, нет. Действующий Порядок организации дополнительного профессионального образования, утвержденный Приказом Минобрнауки России № 266, устанавливает общие правила приема и обучения, но не содержит готовой структуры папки «личное дело слушателя». Условия приема организация определяет своими локальными нормативными актами. Приказ Минобрнауки России № 266
Именно поэтому задача учебного центра — не собрать максимальное количество копий «на всякий случай», а создать собственный обоснованный состав личного дела, который подтверждает всю историю образовательных отношений: человек имел право поступить на программу, был корректно зачислен, прошел обучение, аттестацию и получил соответствующий документ о квалификации.
Разберемся, какие документы для этого действительно нужны, что лучше хранить отдельно и как организовать дела так, чтобы они помогали при проверке, а не создавали дополнительные риски.
Содержание
- Есть ли обязательный состав личного дела слушателя ДПО
- Что должно подтверждать личное дело
- Какие документы нужны при приеме на обучение
- Нужно ли хранить копию диплома об образовании
- Нужна ли копия паспорта
- Что делать со СНИЛС
- Должно ли быть заявление о приеме
- Где хранить договор об образовании
- Какие документы формируются во время обучения
- Что добавить после итоговой аттестации
- Как связать личное дело с ФИС ФРДО
- Что делать с персональными данными
- Можно ли вести личные дела электронно
- Сколько хранить личные дела
- Как оформить локальный порядок
- Частые ошибки учебных центров
- Частые вопросы
- Нормативная база
Есть ли обязательный состав личного дела слушателя ДПО
Федеральное законодательство регулирует образовательный процесс ДПО достаточно подробно, но не дает учебному центру готового чек-листа вида «личное дело должно состоять из 12 документов в строго установленной последовательности».
С 1 сентября 2025 года действует новый Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам, утвержденный Приказом Минобрнауки России от 24 марта 2025 года № 266. Он заменил прежний Приказ № 499 и действует до 1 сентября 2031 года. Приказ № 266
Порядок № 266 прямо устанавливает, что прием на обучение проводится на условиях, определяемых локальными нормативными актами самой организации. Одновременно образовательная деятельность по ДПП ведется на основании договора об образовании, а к программам допускаются только лица с соответствующим образовательным статусом.
Отсюда следует важный принцип: состав дела должен быть связан не с привычкой администратора, а с теми действиями, которые организация обязана подтвердить документально.
Именно поэтому в локальном акте учебного центра стоит прямо определить:
- какие документы формируют личное дело;
- какие из них представляются слушателем;
- какие создает сама организация;
- какие документы хранятся в оригинале, а какие в копии;
- кто отвечает за комплектование;
- где ведется электронное дело;
- когда дело считается закрытым;
- какие сроки хранения применяются.
Самостоятельность организации в разработке локальных нормативных актов предусмотрена статьями 28 и 30 Федерального закона № 273-ФЗ. Статья 30 Федерального закона № 273-ФЗ
Главный критерий хорошего личного дела — возможность восстановить образовательную историю конкретного слушателя. Если через несколько лет выпускник попросит дубликат диплома или возникнет вопрос при проверке, учебный центр должен понимать, на каком основании человек был зачислен, что он изучал и какой документ получил.
Для центров, которые не хотят самостоятельно выстраивать эту систему, ГК «ЛОД» предлагает аутсорсинг образовательного делопроизводства — от приема данных слушателя до оформления итоговых документов и работы с ФИС ФРДО.
Что должно подтверждать личное дело
Удобнее всего не начинать с перечня документов, а задать несколько вопросов.
Из хорошо сформированного дела должно быть понятно:
- кто этот слушатель;
- имел ли он право поступить на конкретную программу ДПО;
- на основании чего возникли образовательные отношения;
- на какую программу и в какие сроки он был зачислен;
- действительно ли прошел обучение;
- прошел ли итоговую аттестацию;
- на каком основании был отчислен в связи с завершением программы;
- какой документ о квалификации ему выдан;
- какие сведения были переданы в государственные информационные системы.
Такой подход намного надежнее, чем хранить одинаковый набор копий у всех слушателей независимо от ситуации.
Например, копия диплома о среднем профессиональном или высшем образовании нужна не потому, что «в личных делах всегда лежит диплом», а потому, что закон устанавливает требования к лицам, которые вообще могут быть допущены к ДПО.
Статья 76 Федерального закона № 273-ФЗ предусматривает, что дополнительные профессиональные программы могут осваивать:
- лица, имеющие среднее профессиональное или высшее образование;
- лица, получающие среднее профессиональное или высшее образование. Статья 76
Поэтому организация должна уметь подтвердить соблюдение этого требования.
Какие документы нужны при приеме на обучение
Практический состав приемной части дела зависит от установленного организацией порядка.
Для большинства программ ДПО логично предусмотреть документы, позволяющие идентифицировать слушателя, подтвердить право на обучение и оформить образовательные отношения.
Обычно в эту часть входят:
- заявление или иная утвержденная форма обращения о приеме — если она предусмотрена локальным порядком;
- сведения документа, удостоверяющего личность;
- документ о среднем профессиональном или высшем образовании либо документ, подтверждающий обучение по такой программе;
- документы об изменении фамилии, имени или отчества, если данные в документе об образовании отличаются;
- договор об образовании;
- необходимые согласия и уведомления, связанные с обработкой персональных данных;
- дополнительные документы, если требования к поступающим установлены конкретной программой или специальным законодательством.
Не все эти материалы обязательно должны физически находиться в одной бумажной папке. Организация может вести договоры централизованно, а часть сведений хранить в информационной системе. Главное — чтобы внутренний порядок позволял быстро связать их с конкретным слушателем.
Нужно ли хранить копию диплома о предыдущем образовании
Для ДПО подтверждение предыдущего образования принципиально.
К дополнительным профессиональным программам допускаются только лица, имеющие или получающие среднее профессиональное либо высшее образование. Следовательно, учебному центру необходимо иметь подтверждение, что слушатель соответствует этому условию.
Это может быть информация о дипломе, полученная из предусмотренной государственной информационной системы, либо документ, представленный самим поступающим в случаях, когда сведения автоматически подтвердить невозможно.
В 2026 году цифровой обмен данными постепенно сокращает необходимость бездумно хранить бумажные копии всего подряд. Но для учебного центра важен результат: в его системе должно быть зафиксировано, как именно было проверено право человека на обучение по ДПП.
Особенно внимательно этот вопрос нужно решать с лицами, которые еще только получают СПО или высшее образование. В этом случае основанием будет не диплом, а подтверждение обучения.
Нужна ли копия паспорта
Копировать паспорт каждого слушателя «потому что так принято» не лучший подход.
Федеральный закон № 152-ФЗ требует, чтобы объем обрабатываемых персональных данных соответствовал конкретным заявленным целям и не был избыточным. Оператор должен обрабатывать только те данные, которые действительно необходимы. Статья 5 Федерального закона № 152-ФЗ
Учебному центру нужны достоверные идентификационные сведения для договора, приказов, документов о квалификации и передачи обязательной информации.
Но из этого не следует, что организация обязательно должна бессрочно хранить полный скан всех страниц паспорта, если для поставленной цели достаточно установленного набора сведений.
Поэтому правильнее закрепить локально:
- какие паспортные данные действительно собираются;
- для каких целей;
- нужно ли хранить изображение документа;
- где оно хранится;
- кто имеет доступ;
- когда копия должна быть уничтожена, если необходимость в ней отпала.
Это одновременно уменьшает административный риск и объем чувствительной информации, которую приходится защищать.
Обязательно ли заявление о приеме на программу ДПО
Порядок № 266 устанавливает, что условия приема организация определяет своими локальными нормативными актами. Поэтому универсального требования использовать для любого слушателя одну федерально утвержденную форму заявления нет.
Но заявление удобно как административный документ.
В нем можно зафиксировать:
- выбранную программу;
- форму обучения;
- основные сведения о поступающем;
- просьбу о зачислении;
- представленные документы.
Если организация использует заявление, оно должно быть предусмотрено ее собственным порядком приема и реально использоваться в процессе.
Плохой вариант — локальный акт требует заявление, а фактически слушатели никогда его не оформляют.
Еще хуже обратная ситуация: административный отдел собирает десятки документов «по привычке», хотя ни один внутренний регламент не объясняет, зачем они нужны и как используются.
Где должен храниться договор об образовании
Договор — один из основных документов, подтверждающих возникновение образовательных отношений.
Новый Порядок № 266 прямо устанавливает, что образовательная деятельность по дополнительной профессиональной программе осуществляется на основании договора об образовании, заключаемого в простой письменной форме с обучающимся и (или) лицом или организацией, оплачивающими обучение, если оно не финансируется из соответствующего бюджета.
Статья 54 Федерального закона № 273-ФЗ регулирует содержание договора об образовании, а при платном обучении требует указывать полную стоимость услуг и порядок оплаты. Информация в договоре должна соответствовать сведениям, размещенным на официальном сайте на дату его заключения. Статья 54
Физически хранить экземпляр договора именно внутри персональной папки слушателя необязательно, если организация ведет единый договорной архив.
Но в таком случае должно быть понятно, какой договор относится к конкретному слушателю.
Особенно это важно при корпоративном обучении, когда один договор заключается с работодателем сразу на десятки или сотни сотрудников. В личное дело каждого слушателя нет смысла помещать полный одинаковый договор, но должна существовать однозначная связь с договором-заказом и конкретным списком обучаемых.
Какие документы появляются во время обучения
Не все документы, связанные с прохождением программы, обязательно включать в персональную папку.
Например, журнал посещаемости или групповая ведомость могут храниться отдельно.
Но для конкретного слушателя полезно иметь возможность восстановить данные о прохождении программы:
- период обучения;
- индивидуальный учебный план, если он применялся;
- результаты промежуточного контроля, если он предусмотрен программой;
- сведения о практике или стажировке;
- результаты итоговой аттестации;
- заявления слушателя, влияющие на образовательные отношения;
- документы о переводе, академических особенностях или досрочном прекращении обучения, если такие ситуации возникали.
Состав зависит от конкретной программы.
Например, для короткого повышения квалификации не нужно искусственно создавать такую же объемную папку, как для длительной профессиональной переподготовки со стажировкой и итоговой работой.
Личное дело должно отражать реальный процесс, а не имитировать сложность.
Что добавить после итоговой аттестации
После завершения программы дело нужно закрыть так, чтобы из него было понятно, почему конкретному человеку был выдан документ о квалификации.
Ключевыми становятся:
- результат итоговой аттестации;
- сведения о завершении программы;
- реквизиты приказа об отчислении в связи с завершением обучения;
- данные выданного документа;
- сведения о его регистрации;
- информация о передаче данных в ФИС ФРДО.
При ДПО итоговая аттестация имеет прямое значение для выдачи документа о квалификации. Статья 76 № 273-ФЗ связывает выдачу удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке с успешным освоением соответствующей программы и прохождением итоговой аттестации.
Поэтому ситуация, когда диплом выдан, но спустя три года невозможно найти никаких сведений об итоговой аттестации, — признак слабого документооборота.
Как личное дело связано с ФИС ФРДО
ФИС ФРДО находится в конце образовательной цепочки.
Когда учебный центр передает сведения о дипломе или удостоверении, данные не должны заново собираться администратором из переписки, CRM и случайных таблиц.
Они уже должны быть сформированы в ходе ведения личного дела и иных регистров.
Если в личной карточке слушателя одна фамилия, в договоре другая, в дипломе третья, а для ФРДО сотрудник выбирает вариант из сообщения в мессенджере, ошибки практически неизбежны.
Поэтому правильная схема выглядит так:
прием данных → проверка образования → договор → зачисление → обучение → аттестация → приказ о завершении → регистрация диплома → ФИС ФРДО.
Каждый следующий документ использует уже проверенные сведения предыдущего этапа.
На LOD24 есть отдельный материал о том, какие данные учеников передаются в ФРДО. После публикации этой статьи с ней логично связать и материал «Диплом не найден в ФИС ФРДО».
Чем меньше раз одни и те же сведения вводятся вручную, тем надежнее образовательный документооборот. В «ЛОД.Документы» работа со слушателем выстраивается как единый процесс: внутренние документы, итоговые бланки и передача сведений в государственные системы не существуют отдельно друг от друга.
Что нужно учитывать при работе с персональными данными
Личное дело почти всегда содержит большой объем персональных данных, поэтому хранить его как обычную папку с рабочими файлами нельзя.
Федеральный закон № 152-ФЗ требует соблюдать несколько базовых принципов.
Обрабатываться должны только данные, соответствующие конкретным законным целям. Их объем не должен быть избыточным. Информация должна оставаться точной и актуальной, а храниться персональные данные должны не дольше, чем этого требуют цели обработки, если иной срок не установлен законом или договором. Статья 5 Федерального закона № 152-ФЗ
Кроме того, лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны соблюдать их конфиденциальность. Статья 7 Федерального закона № 152-ФЗ
Для учебного центра это означает, что нельзя просто открыть сетевую папку «Ученики» всем сотрудникам компании.
Нужно определить:
- кто имеет доступ к делам;
- какие операции может выполнять каждый сотрудник;
- где хранятся бумажные документы;
- как защищена электронная система;
- что происходит после окончания срока хранения;
- каким образом уничтожаются лишние копии.
Особенно внимательно стоит относиться к документам, которые содержат больше информации, чем учебному центру реально нужно.
Сколько хранить личное дело слушателя ДПО
И здесь особенно опасны универсальные ответы.
Срок хранения зависит от вида документа, статуса организации и применимого перечня архивных документов.
Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общий принцип: организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков, предусмотренных законодательством и соответствующими перечнями. Срок обычно исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.
В ведомственных перечнях встречается отдельная категория «личные дела слушателей», причем сроки зависят от вида обучения. Но ведомственный перечень конкретного министерства нельзя автоматически применять к любой частной образовательной компании как универсальный федеральный норматив.
Поэтому частному центру необходимо формировать собственную номенклатуру дел с учетом:
- Федерального закона № 125-ФЗ;
- типовых архивных перечней Росархива;
- специальных требований к конкретным документам;
- договорных обязательств;
- требований к персональным данным;
- отраслевых правил, если организация работает в специальной сфере.
На практике именно срокам хранения стоит посвящать отдельный внутренний регламент, а не пытаться назначить всей папке один случайный срок.
Как закрепить состав личного дела локально
Лучшее решение — отдельный локальный порядок либо раздел в положении о приеме и образовательном делопроизводстве.
В нем можно определить стандартную структуру дела.
Например:
- документы приема;
- документы об образовательных отношениях;
- документы периода обучения;
- документы итоговой аттестации;
- документы выпуска;
- сведения о выданном документе;
- сведения о ФИС ФРДО.
При этом для каждого документа стоит определить:
- обязательность;
- форму;
- источник;
- место хранения;
- ответственного сотрудника;
- срок хранения.
Такой регламент сильно упрощает работу новых администраторов.
Без него один сотрудник будет хранить копии паспортов, второй — только реквизиты, третий станет распечатывать каждый приказ, а четвертый вообще будет вести все в своей личной таблице.
Через год у организации появятся четыре разных вида личных дел.
Именно локальный порядок превращает набор документов в систему.
Частые ошибки учебных центров
Первая ошибка — искать в интернете «обязательный федеральный состав личного дела ДПО» и копировать чужой список без понимания его происхождения.
Действующий Порядок № 266 не устанавливает универсальную структуру такого дела. Правила приема организация определяет локально.
Вторая ошибка — собирать максимальный объем персональных данных. Полные копии паспортов, СНИЛС и других документов годами хранятся без сформулированной цели. Это противоречит принципу недопустимости избыточной обработки персональных данных.
Третья — хранить все только в одной папке слушателя. Групповые приказы, протоколы и журналы начинают многократно копироваться, архив быстро разрастается, а контроль версий становится сложнее.
Четвертая — обратная: хранить все только в общих папках, не оставляя способа быстро восстановить историю конкретного слушателя.
Пятая — отсутствие подтверждения предыдущего образования. Для ДПО это принципиально, потому что закон ограничивает круг лиц, которые могут осваивать такие программы.
Шестая — документы создаются после факта. Например, диплом уже выдан, а администратор только потом оформляет итоговую аттестацию и приказ, чтобы «собрать дело».
Седьмая — данные для ФРДО берутся не из утвержденных документов, а заново собираются из CRM и переписки.
И наконец, одна из самых распространенных проблем — никто не отвечает за закрытие дела. Слушатель завершил обучение, диплом отправлен, но папка осталась в промежуточном состоянии: нет реквизитов итогового документа, результата ФРДО или связи с приказом.
Личное дело должно иметь четкий момент завершения.
Частые вопросы
Есть ли утвержденный законом состав личного дела слушателя ДПО?
Универсального федерального перечня для всех учебных центров нет. Действующий Порядок № 266 устанавливает, что условия приема определяются локальными нормативными актами организации. Состав дела целесообразно закрепить собственным локальным документом.
Обязательно ли хранить заявление на обучение?
Единая федеральная форма заявления для всех программ ДПО не установлена. Если заявление предусмотрено локальным порядком приема организации, оно должно оформляться и храниться в соответствии с этим порядком.
Нужно ли требовать диплом о предыдущем образовании?
Учебный центр обязан убедиться, что человек имеет или получает среднее профессиональное либо высшее образование, поскольку только такие лица допускаются к дополнительным профессиональным программам.
Нужно ли хранить копию паспорта?
Не существует правила «в личном деле обязательно должна лежать полная копия паспорта». Организация должна определить необходимый объем персональных данных исходя из целей обработки и не собирать избыточную информацию.
Договор должен находиться прямо в личном деле?
Договор должен быть оформлен и сохранен, но организация может вести договоры отдельным реестром или архивом, если обеспечена однозначная связь договора с конкретным слушателем.
Нужно ли хранить результаты итоговой аттестации?
Организация должна иметь возможность подтвердить успешное освоение программы и итоговую аттестацию, поскольку именно они являются основанием для выдачи документа о квалификации.
Можно ли вести все дела электронно?
Можно выстроить электронную модель документооборота, если она обеспечивает сохранность, доступность, защиту персональных данных и юридическую значимость используемых документов.
Нужно ли хранить копию диплома о профессиональной переподготовке, который выдал сам учебный центр?
Это разумная часть системы учета, особенно для последующей выдачи дубликатов и сверки с ФИС ФРДО. Но сведения о документе также должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале или электронной базе.
Главное
Личное дело слушателя ДПО в 2026 году — это не установленная государством папка из фиксированного количества листов.
Действующее законодательство дает образовательной организации определенную самостоятельность. Прием на программы ДПО проводится на условиях, которые устанавливаются локальными нормативными актами самой организации, а новый Порядок № 266 не содержит универсального состава персонального дела.
Но эта свобода не означает, что документы можно вести произвольно.
У учебного центра должны оставаться доказательства всей образовательной истории слушателя: права на поступление, основания образовательных отношений, зачисления, прохождения программы, итоговой аттестации и выдачи документа о квалификации.
Поэтому хорошее личное дело строится вокруг нескольких этапов:
- прием и проверка документов;
- оформление образовательных отношений;
- зачисление;
- обучение;
- итоговая аттестация;
- завершение обучения;
- выдача и регистрация документа;
- передача обязательных сведений в ФИС ФРДО.
При этом необходимо соблюдать принцип минимизации персональных данных. Не стоит хранить полный комплект копий «на всякий случай», если организация не может объяснить, зачем конкретный документ ей требуется.
Самый надежный вариант — закрепить состав личного дела отдельным локальным порядком и связать его с реестром договоров, приказами, результатами аттестации и учетом выданных документов.
Тогда личное дело перестает быть архивной папкой, к которой обращаются только во время проверки. Оно становится частью нормальной работающей системы образовательного документооборота.
Если учебный центр не хочет самостоятельно разрабатывать эту систему, вести дела, оформлять приказы, дипломы и контролировать передачу сведений в ФРДО, эти процессы можно передать специалистам ГК «ЛОД».
Нормативная база
- Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», статья 76 — определяет дополнительное профессиональное образование и категории лиц, допускаемых к освоению ДПП. Статья 76
- Приказ Минобрнауки России от 24.03.2025 № 266 — действующий с 1 сентября 2025 года Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам. Приказ № 266
- Статья 54 Федерального закона № 273-ФЗ — регулирует договор об образовании и требования к договору об оказании платных образовательных услуг. Статья 54
- Статьи 28 и 30 Федерального закона № 273-ФЗ — закрепляют компетенцию образовательной организации по разработке локальных нормативных актов. Статья 30
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», статьи 5 и 7 — устанавливает требования к объему, срокам хранения и конфиденциальности персональных данных. Статья 5
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — определяет общие правила установления и исчисления сроков хранения архивных документов.
Материал актуализирован по состоянию на сентябрь 2026 года.